Bezpieczeństwo i higiena pracy to fundament każdej działalności zawodowej. Każdy nowy pracownik, zanim rozpocznie obowiązki, musi przejść odpowiednie szkolenie BHP, które przygotuje go do bezpiecznego wykonywania powierzonych zadań. Kluczowym elementem potwierdzającym odbycie takiego szkolenia jest karta szkolenia wstępnego BHP – dokument o charakterze prawnym, który stanowi dowód, że pracownik został zapoznany z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi w miejscu pracy. Choć może wydawać się jedynie formalnością, jej prawidłowe wypełnienie ma ogromne znaczenie zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.
Znaczenie i cel karty szkolenia wstępnego BHP
Karta szkolenia wstępnego BHP to nie tylko biurokratyczny dokument – to narzędzie, które potwierdza, że pracownik przeszedł odpowiednie przygotowanie do pracy w określonych warunkach. Dokument ten ma charakter dowodowy i pełni funkcję ochronną – w przypadku wypadku przy pracy lub kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, to właśnie karta potwierdza, że pracodawca dopełnił obowiązku przeszkolenia swojego pracownika.
Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, każdy nowy pracownik – bez względu na rodzaj umowy – musi odbyć szkolenie wstępne BHP, zanim przystąpi do wykonywania swoich obowiązków. Karta potwierdza również, że szkolenie zostało przeprowadzone przez osobę posiadającą odpowiednie kwalifikacje i że jego zakres był zgodny z obowiązującymi przepisami.
To dokument, który trafia do akt osobowych pracownika i jest przechowywany przez cały okres jego zatrudnienia. W razie potrzeby stanowi podstawę dowodową, że pracownik został przeszkolony, a tym samym świadczy o rzetelności pracodawcy.
Kiedy i dla kogo obowiązkowa jest karta szkolenia wstępnego BHP
Obowiązek posiadania karty szkolenia wstępnego BHP dotyczy wszystkich osób podejmujących pracę, niezależnie od rodzaju umowy czy formy zatrudnienia. Obejmuje to zarówno pracowników etatowych, jak i osoby przyjmowane na staż, praktykantów, a nawet wolontariuszy, jeśli wykonują zadania w warunkach zbliżonych do zatrudnienia.
W praktyce karta szkolenia wstępnego BHP musi zostać sporządzona w następujących przypadkach:
-
przy zatrudnianiu nowego pracownika na umowę o pracę,
-
przy zmianie stanowiska pracy, jeśli wiąże się to z innymi zagrożeniami,
-
w przypadku pracowników młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe,
-
dla osób odbywających praktyki studenckie lub zawodowe w zakładzie pracy.
Karta ta jest również obowiązkowa przy szkoleniu wstępnym ogólnym (tzw. instruktażu ogólnym) oraz instruktażu stanowiskowym, które powinny zostać przeprowadzone przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy.
Każda z tych grup musi posiadać odrębną kartę potwierdzającą odbycie szkolenia, podpisaną przez osobę przeprowadzającą instruktaż oraz pracownika. Brak tego dokumentu może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy, w tym karami finansowymi nakładanymi przez organy nadzoru.
Jak prawidłowo wypełnić kartę szkolenia wstępnego BHP
Wypełnienie karty szkolenia wstępnego BHP wymaga dokładności i znajomości obowiązujących przepisów. Każdy element dokumentu ma swoje znaczenie i nie może być pominięty, ponieważ karta stanowi formalny dowód przeprowadzenia szkolenia. Pracodawca lub osoba upoważniona do przeprowadzenia instruktażu powinna zadbać, aby wszystkie dane były czytelne, zgodne z rzeczywistością i opatrzone podpisami stron.
Proces wypełnienia karty można podzielić na kilka kluczowych etapów:
-
Dane identyfikacyjne pracownika – w tej części należy wpisać pełne imię i nazwisko pracownika, stanowisko pracy oraz nazwę jednostki organizacyjnej, w której będzie zatrudniony.
-
Rodzaj szkolenia – trzeba wskazać, czy dotyczy ono instruktażu ogólnego, stanowiskowego czy innej formy wstępnego przeszkolenia.
-
Data i miejsce szkolenia – należy podać dokładne daty odbycia szkolenia oraz nazwę miejscowości lub siedziby firmy.
-
Nazwisko prowadzącego szkolenie – osoba przeprowadzająca instruktaż powinna posiadać kwalifikacje w zakresie BHP i wpisać swoje dane, wraz z podpisem potwierdzającym jego przeprowadzenie.
-
Podpis pracownika – potwierdza on, że zapoznał się z zasadami BHP i rozumie przekazane mu informacje.
Po wypełnieniu dokumentu karta powinna zostać włączona do akt osobowych pracownika w części B (zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej). Przechowuje się ją przez cały okres zatrudnienia, a w niektórych przypadkach również po jego zakończeniu. Niedopuszczalne jest przekazywanie kopii w miejsce oryginału lub podpisywanie kart „z góry” – każda karta musi odzwierciedlać faktycznie przeprowadzone szkolenie.
Warto również pamiętać, że nieprawidłowe lub nieczytelne wypełnienie dokumentu może skutkować jego nieważnością podczas kontroli PIP, co może stanowić podstawę do ukarania pracodawcy.
Najczęstsze błędy przy wypełnianiu karty szkolenia i jak ich unikać
Choć karta szkolenia wstępnego BHP wydaje się prostym formularzem, praktyka pokazuje, że wiele przedsiębiorstw popełnia przy jej wypełnianiu powtarzające się błędy. Wynikają one najczęściej z pośpiechu, braku wiedzy lub niedostatecznego nadzoru nad procesem dokumentacji.
Najczęściej spotykane błędy to:
-
Brak podpisu pracownika lub osoby prowadzącej szkolenie, co sprawia, że karta traci moc prawną.
-
Niepełne dane identyfikacyjne – np. brak nazwy stanowiska, daty szkolenia lub nieczytelne wpisy.
-
Nieaktualne wzory kart – przedsiębiorstwa korzystają ze starych formularzy, które nie odpowiadają obowiązującym przepisom.
-
Nieprawidłowy zakres szkolenia – wpisanie niewłaściwego typu instruktażu (np. pomylenie ogólnego z stanowiskowym).
-
Brak daty przeprowadzenia szkolenia lub jej niezgodność z dokumentacją kadrową.
Aby uniknąć tych błędów, należy:
-
korzystać z aktualnych wzorów kart zgodnych z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy,
-
dbać o czytelność wpisów i weryfikację danych,
-
archiwizować karty zgodnie z wymogami przepisów,
-
szkolić osoby odpowiedzialne za prowadzenie instruktażu z zasad prawidłowego dokumentowania szkoleń.
Prawidłowo wypełniona karta szkolenia wstępnego BHP to nie tylko dowód przestrzegania przepisów, ale przede wszystkim element budujący kulturę bezpieczeństwa w miejscu pracy. Dokument ten świadczy o profesjonalizmie pracodawcy i jego trosce o zdrowie oraz życie pracowników.
Jeśli interesuje Cię ten temat to warto sprawdzić także: szkolenia bhp Warszawa.
